1. Commencez par interroger les membres de votre entreprise
Comité de Direction et managers
Commencer ou continuer le dialogue avec les managers sur ce qu’il faudrait réaliser pour que l’activité reste performante tout en étant la plus flexible possible. Utiliser ce que les managers vous disent pour développer une organisation qui permettent aux collaborateurs d’être productifs tout en privilégiant la qualité de vie au travail. Cette façon d’être va permettre non seulement de garder les talents dans votre entreprise mais également d’en attirer de nouveaux qui recherchent un employeur qui peut les aider à s’épanouir dans le travail, tout en permettant l’accompagnement de leur proche de façon sereine.
Collaborateurs
Ne présumez de rien ! Demandez-leur ce dont ils ont besoin ! Sans retour direct de vos collaborateurs, sans savoir à quel moment de l’aidance ils sont, vous présumez de leur besoins et vous privilégiez peut-être des actions inadaptées, coûteuses et improductives. Ces consultations peuvent être facilement réalisées par des enquêtes ou des entretiens, menés soit pas des consultants extérieurs, soit par votre service RH et vous permettront non seulement de savoir combien de collaborateurs ont des responsabilités d’aidant mais aussi d’influencer positivement la culture d’entreprise, la productivité, la communication et la connaissance de la problématique pour vos managers.
2. Réalisez un tableau de bord de « l’aidance » avec les données à vos dispositions
Créez un tableau de bord dynamique retraçant l’historique sur 2 années pour avoir la “big picture” de vos collaborateurs ayant des responsabilités d’aidants, en incluant les parents qui ont des enfants en bas âge. Regardez le taux de turnover (général et par genre), les postes qui ont du mal à être pourvus, les coûts de formation pour remplacement, les temps à former les remplaçants, les objectifs n’ayant pu être atteints, les évaluations des entretiens individuels, les taux d’intérim et leur coûts, les retards, les absences, les RTT, les congés et notamment sans solde, l’utilisation des dons de RTT, l’utilisation de l’APJA, de chèques CESU... Ce tableau de bord vous permettra d’avoir une vision claire de la dynamique de l’aidance au sens large dans votre entreprise et vous permettra d’agir de façon proactive lorsque vous constaterez des variations.
3. Analysez les écarts
En recoupant les données recueillies, vous pouvez identifier les écarts entre vos pratiques organisationnelles et managériales et celles que vos managers et collaborateurs prônent pour une plus grande efficience au travail. Cela vous permettra de fixer des objectifs d’amélioration spécifiques à votre activité, à vos collaborateurs et à vos services, et de définir des indicateurs pour piloter l’aidance
4. Formez vos managers
Lorsqu’on encadre des collaborateurs, aucune formation ne nous apprend à manager des collaborateurs qui ont aussi la charge d’une personne dépendante dans leur vie privée. Gérer les émotions, comprendre l’impact de l’aidance sur la vie professionnelle, trouver des solutions à ses collaborateurs pour mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle, conseiller ses collaborateurs sur les ressources à leur disposition dans l’entreprise et à l’extérieur, savoir gérer l’imprévu… Toutes ces compétences ne sont pas enseignées dès lors qu’on encadre une équipe. Et pourtant elles deviendront essentielles demain. Et notamment au cours de l’entretien individuel, qui est non seulement l’occasion de mieux connaître la situation personnelle de vos collaborateurs, mais aussi de mesurer l’impact que leur situation peut avoir sur leur travail…pour entamer une discussion ouverte sur les solutions à apporter pour que l’entreprise ne soit pas pénalisée tout en conciliant vie personnelle et vie professionnelle.
