Pour maximiser les performances en entreprise : renforcer l’efficacité pour gagner en efficience
Peter Drucker déclarait, dans La pratique de la direction des entreprises, « L’efficience, c’est faire les choses bien. L’efficacité, c’est faire les bonnes choses. »
Pour maximiser la performance en entreprise, il est intéressant de développer à la fois son efficacité au travail et son efficience. Il faut commencer par renforcer l’efficacité pour gagner en efficience. Cet ordre doit être suivi car l’entreprise doit d’abord fixer des objectifs clairs pour ensuite trouver le meilleur moyen de les atteindre.
Prendre en compte l’environnement de l’entreprise : la clé pour améliorer l’efficacité
Dans les pays occidentaux, la tendance est à l’efficacité, or si l’entreprise ne tient pas compte de son environnement, elle ne saura pas gérer les imprévus quine sont pas pris en compte dans l’atteinte des objectifs initiaux. Il faut tenir compte de l’efficience pour savoir les gérer, en tirer des leçons, pour que ces dysfonctionnements ne se reproduisent pas. Dans le contexte socio-économique variable dans lequel nous évoluons, il est primordial de mettre en œuvre cette flexibilité et d’avoir une bonne gestion des dysfonctionnements.
Être efficace et efficient permet de donner de la priorité aux tâches importantes tout en ayant une bonne gestion du temps, en répondant à l’atteinte d’objectifs attendus.
En effet, si les entreprises sont attentives aux situations tout en ayant des objectifs clairement définis, elles pourront davantage agir mieux et moins. Il faut donc avoir une vision allant de l’efficacité au travail vers l’efficience pour avoir une approche stratégique de la performance globale et durable.
Corrélation entre efficacité et efficience : créatrice de performance
L’important lorsqu’une entreprise est inefficace est d’identifier les dysfonctionnements et de trouver des solutions à ces problèmes pour qu’ils ne se reproduisent plus. Plus cette démarche efficiente sera faite et moins les entreprises seront inefficaces car elles ne reproduiront plus leurs erreurs du passé.
Objectifs / Résultats : l’efficacité est l’utilisation des moyens pour obtenir des résultats donnés
Résultats/ Moyens : l’efficience est le rapport entre l’effort produit et les moyens exploités pour y arriver : atteinte d’objectifs à moindre coût
Moyens/ Objectifs : la pertinence est le rapport entre les moyens utilisés et les objectifs à atteindre : la bonne gestion des ressources
Comment se corrèlent l’efficacité et l’efficience ?
Comment être plus performant et productif en entreprise ? Nos conseils
L’efficacité et l’efficience se traduisent par de la productivité et de la performance en entreprise. La productivité consiste à effectuer à répétition les mêmes actions mais de plus en plus vite alors que la performance consiste à effectuer de nouvelles actions pour arriver plus rapidement et facilement à un objectif défini.
Être efficace ne veut pas forcément dire travailler dur. On peut travailler dur mais ne pas réussir à atteindre les résultats attendus.
Nous avons identifié deux types de méthodes pour accroître productivité et performance. Il y a les méthodes sociales et humaines et les méthodes stratégiques et techniques.
Développer le bien-être au travail, essentiel à l’efficacité
Les méthodes sociales et humaines prônent le développement du bien-être au travail, qui permet d’augmenter la satisfaction et la motivation des salariés ; le développement de l’engagement, qui fait que le salarié a un sentiment d’appartenance et travaille dans le but d’atteindre les objectifs fixés et de se développer au sein de l’entreprise. La gestion de ses émotions par l’intelligence émotionnelle développe la performance individuelle en agissant de façon plus réfléchie et rationnelle. Enfin, la gestion entre vie privée et vie professionnelle représente un enjeu majeur dans la performance du salarié.
Agir sur la gestion du temps, une autre façon d’optimiser l’efficacité
D’un point de vue technique, la méthode la plus importante pour augmenter sa performance est la gestion du temps : prioriser les actions pour répondre au mieux aux objectifs. Une bonne gestion du temps permet de respecter les délais prévus et de mieux organiser ses tâches. Il faut également savoir déléguer ou automatiser pour se libérer du temps et effectuer des actions prioritaires ou importantes. Quand on a l’impression qu’on manque de temps, est ce qu’on manque réellement de temps ou est-ce qu’on est simplement mal organisé ? C’est pourquoi il est important de bien gérer son temps et ses priorités pour ne pas passer trop de temps sur des actions peu importantes.
Les objectifs doivent aussi être clairs et compris pour que le salarié visualise sa contribution et l’objectif de sa mission. Développer des objectifs communs permet d’augmenter la performance et la productivité créant de la cohésion de groupe et un sentiment de reconnaissance et d’appartenance. Associé à la méthode technique, il faut mettre en place les moyens et les outils de productivité nécessaires permettant au salarié d’accomplir ses missions dans les meilleures conditions.
Enfin, la communication est un pilier de l’efficacité et de l’efficience car une communication claire et accessible permet de mieux comprendre les enjeux des objectifs et d’être plus performant.
Comment améliorer son efficacité au travail ?
Les méthodes issues du Lean Management
Le Japon : précurseur des méthodes de performance de gestion managériales
Dans les années 50, Toyota a introduit différentes méthodes managériales visant à améliorer la production et être plus efficace et efficient. Le père fondateur de ces méthodes, Taiichi Ohno, voulait accorder une attention particulière aux flux de production ou au gaspillage par exemple. Ces méthodes mettent en avant le concept de « just-in-time »qui est une méthode de flux tirés : on produit selon la demande du client.
Suite à leur succès, ces méthodes de performances de l’industrie automobile japonaise arriveront rapidement sur le marché européen dans les années 90s. Toutes ces méthodes sont basées sur un principe de base qui est le « Lean Management ». Le Lean permet de développer une amélioration de la rentabilité en s’appuyant sur la connaissance des équipes, l’élimination du gaspillage et le fait de centrer les actions sur le terrain pour créer de la valeur (c’est sur le terrain qu’on peut développer des pistes d’amélioration) tout en travaillant « juste à temps » pour être plus fluide et satisfaire au mieux les clients.
La méthode 5S
Cette méthode va vous aider à améliorer votre espace de travail pour augmenter votre efficacité. Elle permet d’optimiser le temps alloué à chaque action. Il faut qu’elle soit appliquée de manière rigoureuse et récurrente. Ses effets sont d’autant plus efficaces sur le long terme. Les 5Sviennent du japonais : Seiri (sélectionner), Seiton (situer), Seiso (scintiller), Seiketsu (standardiser), Shitsuke (suivre).
- 1er S : Sélectionner seulement ce qui est utile
Vous devez éliminer tout ce qui prend de la place inutile sur votre espace de travail et organiser les autres objets par fréquences d’utilisation.
Vous pouvez classer les objets en 3catégories :
o Utile :à garder
o Ne sert pas : à éliminer
o Peut servir « Au cas où » : à éliminer
- 2ème S :Situer
Après avoir supprimé l’inutile, vous devez situer et ranger les choses. Il faut donc optimiser votre espace de travail en rangeant chaque chose à sa place la plus pratique. Plus un objet est utilisé, plus il doit être rangé près de vous. Pour vous aider, vous pouvez utiliser des visuels comme un code couleur pour situer les endroits derangements pour vos objets. Cela permet de faciliter l’efficacité au travail et de gagner du temps.
- 3ème S : Scintiller = nettoyer
Une fois l’espace de travail rangé et les objets situés, il est important de mettre à disposition des équipements de nettoyage. Cela permet de rendre votre espace plus propre mais aussi de détecter les anomalies. Si vous en détectez, il faut comprendre d’où elles viennent et traiter le problème à la source pour vous approprier votre environnement de travail
- 4ème S : Standardiser
Ici, il faut vous assurer que les 3 premiers S se déroulent comme prévus et sont maintenus. Pour standardiser, vous devez communiquer avec le visuel que vous souhaitez (couleurs, étiquettes, post-it, marquage au sol, …)les règles qui doivent être suivies pour que les conditions de sélection, rangement et nettoyage soient respectées. Ces standards doivent être clairs et compréhensibles. Vous devez savoir directement si vous êtes au bon endroit et si vous avez à votre disposition tous les outils nécessaires pour un travail optimal.
- 5ème S : Suivre
La dernière étape consiste à contrôler de façon très rigoureuse l’application de ce système. Vous devez vérifier que les 4S précédents ont bien été mis en place et avoir le soutien du personnel impliqué.
Vous devez poursuivre le processus à chaque fois que la 5èmeétape est terminée car votre espace de travail doit être trié, rangé, nettoyé et standardisé en boucle. Cette méthode permet de pouvoir faire évoluer vos axes d’amélioration et de développer un processus d’actions continues. Vous devez vous relancer de nouveaux défis et de nouvelles opportunités.
La méthode KANBAN
Cet outil prévoit une organisation basée sur la demande, sous le système de flux tirés (de la demande vers l’offre), et non sur l’offre. Le consommateur fait une demande ; le processus de production s’adapte à sa demande. Plusieurs avantages à cet outil : il évite la surproduction et le gaspillage, illimite les coûts de stockage, il permet de corriger rapidement une erreur dans la chaîne de production en améliorant le processus au fur et à mesure.
La méthode Kanban permet de corréler deux principes : le visuel et le temps réel. Pour pouvoir l’appliquer, vous avez besoin avec votre équipe d’un tableau et de post-it. Les étiquettes (post-it) vont représenter les missions/ tâches à suivre. Grâce à ce tableau visuel, vous allez savoir ce que vous devez faire, quand et comment. Et vous allez surtout avoir accès à l’avancée de votre tâche. Cette technique permet de prioriser vos tâches.
Le tableau se présente de la manière suivante :
Au minimum 3 colonnes :
- A gauche « backlog » :à faire
- Au milieu « Work in progress » : en cours
- A droite « done » : terminé/approuvé
Vous pouvez effectuer vos Kanban en ligne avec des outils comme Jira ou Trello par exemple, qui sont intuitifs et permettent de mettre en place un tableau évolutif comme celui que vous trouvez ci-dessus.
La méthode KAIZEN
Cet outil sert à améliorer de façon continue la productivité grâce à de petits changements quotidiens. Ce processus d’amélioration doit être simple, peu coûteux et réalisé dans un délai court. Il implique que tous les acteurs de l’entreprise y participent.
· Créez un groupe de travail qui mettra en place une analyse et la révision de vos objectifs.
· Développez la mise en place d’outils de qualité tels que la roue de Deming par exemple(planifier, réaliser, vérifier et agir). Tous les employés doivent transmettre leurs idées et il doit y avoir un encadrement des changements liés à cette méthode. Un programme de motivation est mis en place pour motiver les équipes(récompense, satisfaction, …).
· Testez vos solutions, suite à l’analyse et à la mise en lumière des axes d’amélioration.
· Mesurez et analyser les résultats de vos idées. Si la solution est concluante, vous pourrez donc la mettre en place. Le changement doit être accompagné pour que la transition n’impacte pas trop les acteurs.
Cette méthode sert à améliorer la gestion des délais, la qualité des produits ou services, l’amélioration de la productivité et les conditions de travail. L’idée étant que chaque acteur soit motivé pour que l’amélioration continue devienne un réflexe.
Les autres outils de gestion pour améliorer l’efficacité au travail
Dans le contexte socio-économique actuel, il faut savoir développer une conduite du changement pour affronter les phénomènes imprévisibles et avoir une stratégie globale pertinente. Pour aider à appliquer cette stratégie, il faut savoir utiliser les bons outils de gestion du travail, au bon endroit et au bon moment.
Nous avons relevé 8 outils de gestion du travail qui permettent aux entreprises d’être plus efficaces et efficientes :
La loi de PARETO adaptée à notre activité
La loi de Pareto est née de l’économiste Vilfredo Pareto et du qualiticien Joseph Moses Juran en 1954. Elle part du principe que 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Cette méthode vous permet d’aller à l’essentiel de manière simple et rapide en ciblant les actions les plus efficace et importantes ou en dissociant les actions chronophages. C’est un outil qui aide à hiérarchiser et prioriser les tâches. Pour vous évaluer vous pouvez prendre en compte différents facteurs :
· Le facteur temps en vous chronométrant pour évaluer le temps associé aux tâches importantes
· Le facteur résultat en évaluant l’atteinte ou la non-atteinte de vos résultats
· Le facteur efforts en mesurant votre ressenti physique ou moral
· … etc
Cette méthode peut être applicable à tous services et à tout niveaux. A vous de choisir ce que vous voulez corréler pour mesurer et améliorer votre efficacité et la priorisation de vos tâches, l’objectif étant de se concentrer sur les 20% des tâches qui apportent 80% des bénéfices.
La roue de Deming : le PDCA (Plan, Do, Check, Action)
William Deming, auteur statisticien américain, a fait connaître « La roue de Deming » dans les années 50. C’est un outil d’amélioration continue, de performance et d’efficacité au travail.
Cette méthode cyclique vous permet de repérer avec simplicité les 4 étapes à enchainer successivement pour une meilleure planification et organisation de votre travail :
- Planifier : préparez le travail à effectuer en mettant clairement en avant les objectifs(SMART) et les tâches à effectuer. Il faut identifier les dysfonctionnements à résoudre, leurs causes et les solutions à mettre en œuvre, le tout dans des délais précis.
- Réaliser : suivez le planning d’action et exécutez les tâches et missions définies préalablement pour mettre en avant la solution trouvée lors de la planification. Vous devez disposer de toutes les ressources et outils nécessaires à la bonne réalisation du processus.
- Vérifier : vous devez vérifier et contrôler les résultats des tâches réalisées afin de pouvoir mesurer l’efficacité de la solution initiale. Cette étape est une étape clé de l’amélioration continue car elle vous permet de prendre conscience des difficultés traversées et vous permettra de mieux maîtriser vos prochaines prévisions.
- Ajuster : pour la dernière étape du processus, vous devrez agir et corriger ou ajuster vos décisions après avoir identifié les écarts entre le prévisible et le réel. Vous pourrez définir de nouveaux processus pour la suite si nécessaire.
Les objectifs SMART
Cette méthode vous permet de formuler vos objectifs de la manière la plus claire et simple possible afin qu’ils aient le plus de chances d’être atteints. Ce concept managérial a été mis en lumière en 1981 par Peter Drucker, consultant, professeur banquier et journaliste.
- Spécifique :
Précisez vos objectifs, en utilisant des verbes d’action et des mots simples, clairs et précis. Si vous trouvez vos objectifs imprécis, cherchez à comprendre pourquoi et comment vous pourriez les rendre plus précis.
- Mesurable :
Définissez les outils de mesures/indicateurs à utiliser ainsi qu’une méthode d’évaluation. Le but est de quantifier les résultats.
- Atteignable :
Trouvez des objectifs qui sont atteignables et surtout accessibles dans le temps et dans l’espace prévus.
- Réalisable :
Ici vous devrez évaluer la pertinence des objectifs. Vous devez donc vous assurer que vos objectifs et votre projet sont viables et rentables.
- Temporellement défini :
Vous devez encadrer votre projet en mettant en place des deadlines. Vous pouvez pour cela utiliser un diagramme de Gantt par exemple.
La technique POMODORO
La technique Pomodoro, inventée et publiée en 1992 par Francisco Cirillo, est une technique de gestion du temps qui repose sur le principe suivant : le découpage du temps de travail en sessions de 25 minutes sur une tâche à la fois, pendant lesquelles on ne s’interrompt pas, entrecoupées de pauses de 5 minutes.
- Choisir une tâche : la technique Pomodoro vous oblige à définir précisément les tâches à exécuter. Dès lors que vous avez défini vos tâches pour la journée, et évalué le temps à y passer, vous pouvez en commencez une…une seule à la fois !
- S’isoler de toute distraction : pas de téléphone, pas de réponse aux mails, pas de discussion avec les collègues…pour être efficace, assurez-vous de ne pas être dérangé.
- Lancer le chronomètre : vous pouvez utiliser n’importe quel chronomètre, il y a même des applications Pomodoro sur les smartphones (ex. Pomodoro Time Pro sur Ios et sur Android) !
- Commencer à travailler et mesurer sa performance : une fois que votre Pomodoro (c’est-à-dire, votre tâche avec son temps assigné) est terminé, mesurez si vous avez pu réaliser la tâche en question dans le temps imparti.
- Faire une pause : il est temps de relâcher la pression et de faire une pause de 5mn ! Et vous pouvez, au bout de 4 ou 5 Pomodoro, vous octroyer une pause plus longue de 15 à 30 mn.
GTD (Getting Things Done)
La méthode GTD, inventée par David Allen en 2001, consiste en un inventaire exhaustif de toutes les tâches à réaliser, puis en un tri entre différents bacs correspondant à des catégories de missions. Si une tâche est réalisable, elle doit être exécutée au plus vite. Si, au contraire, elle n'est pas faisable dans l'immédiat, elle peut être inscrite sur une liste d'actions à venir ou bien être déléguée à une autre personne. Un calendrier peut accompagner les bacs de tâches afin qu'une date future leur soit assignée.
Le batching :« travailler par lot »
Cette méthode vous permet de regrouper les taches similaires, dans un délai fixe et sans interruption, pour gagner en productivité. Vous utilisez cette technique au quotidien sans vous en rendre compte. Par exemple, lorsque vous mettez vos habits au linge sale, vous ne lancez pas une machine à chaque fois avec vos habits du jour. Vous attendez que la panière soit pleine pour lancer la machine : vous pratiquez le batching !
Cette méthode provient du livre La semaine de 4h de Tim Ferriss qui cite « Ce qui consomme du temps : groupez et ne faiblissez pas. ».
Pour vous aider à travailler en batching, voici 5 étapes essentielles :
- Posez-vous la question de savoir ce que vous pouvez regrouper : utiliser la prise de note et décomposez vos tâches pour les comparer et les assembler
- Créez des blocs de temps : notez vos tâches dans un agenda
- Supprimez les distractions
- Utilisez la méthode POMODORO
- Planifiez sur 90 jours : planifiez vos tâches dans les 3 mois à venir pour élargir vos horizons et pouvoir réévaluer vos objectifs
La deep work
Cette méthode de travail vous aide à optimiser votre concentration. C’est un peu une variante du POMODORO. De nos jours, nous vivons dans une société ou l’information est hypertrophiée. Nous recevons des sollicitations sur nos téléphones, sur nos ordinateurs, en plus des sollicitations réelles. Tout va beaucoup plus vite et nous pouvons avoir le sentiment d’être débordé, de ne plus savoir où sont nos priorités. Le professeur américain Cal Newport a développé une théorie permettant de travailler en profondeur qu’il a nommée « deep work ».Cette activité vous permet de développer votre concentration en poussant vos capacités cognitives à leur maximum.
Quelles sont les clés pour gagner en efficacité en misant sur sa concentration ?
- Fragmenter votre travail : faire de vraies pauses plutôt que de faire des pauses où vous vous distrayiez sur les réseaux sociaux et où votre cerveau continue d’être submergé de nombreuses informations.
- Eliminer les tâches futiles : structurez votre journée enfuyant la superficialité. Vous devez allouer un temps précis au tâches futiles et apprendre à le respecter.
- En faire une habitude : répétez régulièrement vos méthodes et inconsciemment cela deviendra une habitude.
- Faire preuve d’adaptabilité : Trouvez des astuces au quotidien pour entretenir cette hausse de concentration. Par exemple, changez d’environnement lorsque vous ne réussissez plus à être concentré.
La méthode de l’effet cumulé
Le principe de cette méthode est de récolter d’énormes récompenses à partir d’une série de petits choix intelligents, effectués de manière cohérente et répétée. L’auteur de cet effet, Darren Hardy, explique que tout ce qui nous arrive dépend de nos actions et que nous pouvons donc provoquer la chance. Si vous n’avez pas le bon état d’esprit, vous laisserez passer des opportunités. Il faut donc mettre en place des actions répétées pour faire une réelle différence sur le long terme.
Conclusion
L’efficacité au travail est à la portée de tous et est d’autant plus pertinente lorsqu’elle est couplée avec l’efficience. Si vous souhaitez augmenter votre performance et productivité au travail, il est donc intéressant d’apprendre à corréler ces deux termes. Il ne faut pas seulement prendre en compte l’atteinte des objectifs pour être performant. Tout l’environnement de travail influe sur l’efficacité et il faut savoir l’appréhender. L’efficacité passe aussi par le bien-être au travail, l’équilibre vie professionnelle vie personnelle, le management transversal, et pleins d’autres facteurs. Un environnement de travail sein permet au salarié d'être efficace, engagé et motivé. La bonne gestion de son temps est un des facteur clé pour réussir à être efficace au travail. De nombreux outils de gestions ont été développé ci-dessus pour réussir à être plus productif et performant dans son environnement de travail.
Nous vous proposerons bientôt un quizz pour auto-évaluer votre efficacité au travail et mettre en avant vos axes d’amélioration !
Pour aller plus loin :
- Qu'est-ce que l'efficacité du travail, vraiment?
- Tout ce que vous devez savoir sur l'efficacité
- Efficacité et efficience : Les différences
- Bien-être et efficacité au travail
- 5 indicateurs efficaces pour mesurer la performance de vos équipes
- The Effect of Enterprise Break-Ups on Performance
- Stratégie en entreprise : l'approche moyens-fins en question
- RIMHE : Revue Interdisciplinaire Management, Homme & Entreprise
- Efficience ou efficacité au travail ? Les deux !
- 6 conseils pour améliorer votre efficacité au travail
- Comment être productif : 11 méthodes pour améliorer son efficacité au travail
- 8 bonnes raisons de se mettre à l'efficacité
